#PlanificadorDeEventos vs. El #Mundo


Revista Abanico Ed.4
Sección: Eventeando
Leer la Revista


¿Se han preguntado cómo se logra armar y ejecutar un mega evento? Posiblemente muchos de ustedes hayan participado en la organización de alguno, o les haya tocado armar uno obligadamente, sin que esto sea su fuerte o parte de sus funciones dentro de una empresa. Para entender cómo funciona el mundo de los eventos corporativos necesariamente tenemos que detenernos y analizar cuidadosamente las alternativas posibles y sobre todo, el objetivo del evento.

Es muy importante tener claro cuál es el objetivo final de nuestro evento. Deben estar conscientes que un evento corporativo se lo realiza con una función específica, no se lo hace para disfrutar de una actividad distinta o porque está sobrando dinero del presupuesto anual. Todo evento debe cubrir las expectativas de clientes e invitados. Todo evento debe tener un retorno para la empresa. Todo evento debe ser ejecutado por profesionales en el área.

Por poner un ejemplo, básico pero ilustrativo, fíjense en lo que conlleva planificar una sesión de charlas sobre un producto que ya está en el mercado pero que tiene una nueva aplicación. No es sólo el hecho de que una empresa X sea considerada con sus clientes y decida realizar estas charlas. Esa empresa sabe que si organiza charlas educativas sobre sus productos o servicios, sus clientes actuales van a fidelizarse aún más con la empresa y también pueden empezar a contactarse con nuevos
clientes. El objetivo final: mantener clientes para mantener las ventas y su porción de mercado; nuevos clientes incrementarán las ventas y así se llegará a cumplir con los objetivos financieros anuales de esta empresa.


Por otro lado, es de gran utilidad conocer que existen múltiples tipos de eventos, que podemos agruparlos en dos grandes ámbitos: sociales/especiales y corporativos/educacionales. Aniversarios, subastas, exhibiciones de arte, carreras deportivas, galas, recaudación de fondos para benefiencia, desfiles de moda, desfiles públicos, bodas, charlas magistrales, ferias, foros, business reviews, entrenamientos o workshops son sólo algunos ejemplos de la cantidad y variedad de alternativas.

Cada corporación, dependiendo de la industria en que se desenvuelva, va a tener este tipo de eventos u otros propios de la empresa. Nuevamente, el tipo de evento que decidan realizar va a responder a la necesidad específica que tiene la empresa o corporación de cumplir con sus objetivos.

¿Cómo llevarlos a cabo? ¿Cómo empezar a organizar algo que nunca antes han hecho? Es aquí donde el planificador de eventos o reuniones, también conocido como meeting o event planner, entra en acción. Esta persona será tu mejor aliado desde el inicio, ya que será quien se encargue de desarrollar contigo un tema, crear el concepto del evento, buscar la locación idónea, proponer alternativas de comida y bebida o recomendarte novedosas propuestas a la hora de alimentar a tus invitados, diseñar invitaciones e incluso puede ayudarte a crear el mensaje comunicacional que se manejará durante todo el evento. Hay que tener muy en cuenta que no se obtiene el mismo resultado buscar un catering, un decorador, o hasta el lugar para el evento confiando o esperando en que ellos sean quienes se responsabilicen de que todo el evento sea un éxito.


Cada uno de ellos vela por sus propios servicios y no es su función controlar todos los detalles de tu
evento. Por esto la importancia de que tengas una persona o un equipo de personas calificadas y profesionales que estarán al mando de tan importante acontecimiento. El planificador se encarga de que todos los aspectos del evento se ejecuten y conoce lo que debe suceder en forma global. Además se asegurará de que el evento se desarrolle como su cliente espera y sobre todo, que cumpla los objetivos corporativos planteados. Esto y muchas más son sus funciones y será un gran alivio para ti y tu empresa si cuentas con uno de ellos a la hora de organizar un evento.

Comentarios